Access

Een database, wat is dat nu weer?

 

We gaan deze stof inleiden aan de hand van een mechanisch archief systeem, u weet wel, die metalen archiefkasten, wanneer men een la openschuift ziet men meestal een aantal hangmappen welke voorzien zijn van een tab. Wanneer men nu in zo’n map kijkt is het zo dat er verschillende vellen papier in zo’n map zitten, soms ook nog weer alfabetisch onderverdeeld.

 

Dit nu is een gegevensverzameling oftewel een ‘database’ het is een mechanisch voorbeeld voor onze elektronische database. ‘Access’ is een programma. Waarmee men databases kan maken. Met dit database programma gaan we nu aan het werk.

 

Alle archiefkasten tezamen zijn voor ons gelijk aan een database.

Evenals het feit dat we onze mechanische archiefkasten eerst onderverdeeld hebben, dus in kast 1 b.v. de namen a – e , kast 2 de namen f – j enz., kan men dat ook doen in een database. Dit noemt men dan de tabellen. Wij gaan er van nu af aan vanuit dat we met één tabel in de database werken (dus één archiefkast).

 

Lees het bovenstaande nog even door, het is erg belangrijk dat men dat begrijpt.

 

We gaan nu onze tabel (archief kast ) indelen in ons geval gaan we een tabel aanmaken voor een inventarisatie van goederen.

 

Daarvoor moet men eerst zogenaamde groepen aanmaken , in een tabel ook wel velden genoemd (de laden in onze archief kast)

 

Van onze goederen moeten we b.v. een omschrijving voor een artikel maken, we moeten o.a. weten:

 

 

We starten nu ‘Access’ op via de werkbalk onder in het scherm.

 

We gaan een tabel maken.

 

Na het opstarten ziet u dit scherm

 

 

We klikken hier de optie ‘Lege Access – database’ aan met de linker muistoets en vervolgens klikt men op de knop ‘OK’.

 

‘Access’ vraagt ons nu welke naam wij aan onze database willen geven. Type nu achter ‘Bestandsnaam’ Inventaris’ en klik met de linker muistoets op ‘Maken’

 

In dit scherm staan een aantal opties en men kiest hier nu voor ‘Tabel maken in ontwerp weergave’, deze staat al geselecteerd, men behoeft nu alleen nog maar op de ‘Enter’ toets te drukken.

 

 

In het nu verschenen scherm kan men de velden gaan definiëren (vastleggen). Men klikt men de cursor nu in het veld achter het “>” en men typt ‘Object’. Men drukt nu op de ‘Tab’ toets en men ziet dat de cursor naar het naastliggende veld ‘Gegevenstype’ verplaatst wordt. Automatisch wordt hier nu de optie ‘Tekst’ ingevuld, is men het hier niet mee eens, dan kan men op het verschenen pijltje ‘V’ naast dit veld klikken en daar een keus maken. Voor onze tabel gebruiken we alleen de optie ‘Tekst’, dus men kan meteen weer op de ‘Tab’ toets drukken. In het veld omschrijving kan men omschrijven wat de inhoud van de veldnaam moet zijn, dus wat wordt hier straks ingevuld. In de volgende afbeelding ziet men hoe de velden zijn ingevuld, neem dit precies zo over.

 

 

Wanneer we nu onder in het scherm kijken zien we dat we voor elk veld een aantal specifieke instellingen kunne maken.

 

 

We hebben hierboven de instellingen voor het veld ‘Object’ afgebeeld.

We behandelen deze instellingen hieronder.

 

Veldlengte

Met de eigenschap Veldlengte kan men de maximale hoeveelheid gegevens instellen die in een veld van het gegevenstype Tekst, Numeriek of Autonummering kan worden opgeslagen.

 

Notatie

Met de eigenschap Notatie kan men de notatie aanpassen waarmee getallen, datums, tijden en tekst op het scherm en op papier worden weergegeven.

 

Invoermasker

Met de eigenschap Invoermasker kan men de invoer van gegevens vereenvoudigen en kunt u bepalen welke waarden gebruikers in een tekstvak kunnen invoeren. U kunt bijvoorbeeld een invoermasker maken voor een veld Telefoon, waardoor u precies ziet hoe u een telefoonnummer moet invoeren: (___)-___ ____. Het is vaak eenvoudiger om deze eigenschap in te stellen met behulp van de wizzard Invoermasker.

 

Bijschrift

Met de eigenschap Bijschrift kan men de gebruiker op verschillende manieren nuttige informatie bieden in de vorm van bijschriften bij objecten in meerdere weergaven.

Standaardwaarde

Met de eigenschap Standaardwaarde kan men een waarde opgeven die automatisch in een veld wordt ingevoerd wanneer u een nieuwe record maakt. U stelt bijvoorbeeld in een tabel Adressen de standaardwaarde van het veld Woonplaats in op Warnsveld. Wanneer gebruikers een record aan de tabel toevoegen, kunnen ze deze waarde accepteren of de naam van een andere plaats invoeren.

 

Validatieregel

Met de eigenschap Validatieregel kan men bepaalde vereisten opgeven waaraan ingevoerde gegevens in een, record, veld of besturingselement moeten voldoen. Met de eigenschap Validatietekst kan men een bericht opgeven dat op het beeldscherm verschijnt wanneer gegevens worden ingevoerd die niet aan de instelling voor Validatieregel voldoen.

 

Vereist

Met de eigenschap Vereist kan men opgeven of in een veld een waarde moet worden ingevoerd. Als deze eigenschap is ingesteld op Ja, moet u bij het invoeren van gegevens in een record (een record bestaat uit een aantal bij elkaar behorende gegevens, bijvoorbeeld huis en huisnummer) een waarde invoeren in het veld of in een besturingselement (wat een besturingselement is verklaar ik u later) dat afhankelijk is van het veld.

 

Lengte nul toestaan

Met de eigenschap Lengte nul toestaan  kan men opgeven of een tekenreeks met lengte nul   (" ") als geldige invoer in een tabelveld wordt beschouwd.

 

Geïndexeerd

Met de eigenschap Geïndexeerd kan men een index van een enkel veld instellen. Een index versnelt de uitvoering van query's en sorteer - en groepeerbewerkingen op de geïndexeerde velden. Als men bijvoorbeeld in het veld Achternaam namen van bepaalde werknemers zoekt, kan men voor dit veld een index maken. Wat een query is vertel ik u later.

 

Unicode

In Microsoft Access 2000 wordt het Unicode - schema voor tekencodering gebruikt om gegevens in een veld van het type Tekst, Memo of Hyperlink weer te geven. In Unicode wordt elk teken voorgesteld door twee bytes in plaats van door één byte. Vergeet dit maar even, het wordt in deze beginners cursus niet gebruikt.

 

Klik nu op het kruisje rechtsboven in het scherm, zie hieronder.

 

 

Men heeft nu één tabel gemaakt, men kan er dus meerdere maken in een database.

 

We gaan nu verder vanuit de laatste afbeelding, dat zag er zo uit.

 

 

Klik nu op Openen linksboven in het beeld, het onderstaande scherm verschijnt nu.

 

 

Dat valt een beetje tegen misschien maar dat wordt zo wel anders, ik zal eerst even uitleggen wat we hier nu eigenlijk zien.

 

Allereerst het veld Id dit veld heeft ‘Access’ zelf gemaakt en het houdt daarin het aantal records bij (één zo’n complete regel is een record) men zal later zien dat hier een oplopende nummering in zal verschijnen.

 

Aangezien deze cursus niet bedoeld is als type cursus, ga ik het u gemakkelijk maken en een ingevulde database aanbieden. Sluit ‘Access af door op het rode kruis rechtsboven in het scherm te klikken. Kijk even via verkenner (Windows toets + E) op de les diskette en dubbelklik op het bestand ‘Inventaris’.

 

Access start nu op en de database ‘Inventaris’ is geladen, zoals hieronder staat weergegeven.

 

 

Klik nu op Openen

Men ziet nu de inhoud van de tabel database, de gegevens heb ik er even voor u ingetypt.

 

 

Dit is een mooi overzicht, maar natuurlijk niet werkbaar in de praktijk. Waarom niet, omdat ik graag zou willen weten wat er bijvoorbeeld in Huiskamer 1 staat en ik in de rest niet geïnteresseerd ben.

 

Query’s

 

Hoe pakt men dit nu aan? Nu we hebben niet voor niets ‘Access’ opgestart, dit programma beschikt over de mogelijkheid om ons de gewenste gegevens te tonen. Dit doet men middels een ‘query’, een query zoekt dus voor ons de gevraagde gegevens bij elkaar en toont deze.

 

Klik nu op het zwarte kruisje rechts boven in het venster ( onder het rode kruis).

Klik nu op Query’s, het volgende scherm verschijnt.

 

 

Klik nu op Nieuw, hiermee geven we ‘Access’ te kennen dat we een aantal gegevens uitgezocht willen hebben, het volgende scherm verschijnt.

 

 

We zien in het venster een aantal opties, waaronder een aantal wizzards. Wizzards (tovenaars)zijn kleine programmaatjes die het ons gemakkelijker maken om dingen te doen. Ze stellen een aantal vragen en vervolgens wordt een opdracht uitgevoerd.

Aangezien wij willen weten hoe het maken van een query precies gaat doen we in dit venster niets anders dan op OK klikken.

 

 

In het scherm dat nu verschijnt ziet men in het midden een klein venster waarin de naam van onze tabel geselecteerd is. In dit geval hebben wij maar één tabel aangemaakt, maar men kan dus met meerdere tabellen in een query werken.

Klik nu op Toevoegen en vervolgens op Sluiten.

 

 

We zien nu linksboven een venster met een schuifbalk. Klik op Object en schuif de balk naar onderen. Druk de Shift toets in en klik op Toestand.

 

 

Laat de Shift toets weer los, ga in het geselecteerde gebied staan en druk de linker muistoets in. Sleep het figuurtje dat nu verschijnt naar het meest linkse tekstvak achter de tekst Veld: .

Laat nu de muistoets los, men ziet dat nu een hele reeks velden ingevuld wordt. Men kan ook slechts enkele velden uit het venster slepen, probeer dit maar eens.

 

 

Het volgende scherm is verschenen.

 

 

We gaan nu eerst neer de kolom waar de tekst ‘Waar’ boven staat en typen in het veld Criteria: ‘Huiskamer 1’en drukken op ‘Enter’

 

 

Access heeft nu zelf de ingetypte tekst tussen haakjes gezet en geeft daarmee aan dat het weet dat we alleen gegevens willen zien over Huiskamer 1.

Klik nu op ‘Beeld’ en vervolgens op ‘Gegevensbladweergave’ zie het onderstaande scherm.

 

En men ziet het, alleen de gegevens over Huiskamer 1 worden getoond.

 

 

Is men nog niet tevreden, dan kan men nog een stapje verder gaan en de zoekopdracht verfijnen. Klik op ‘Beeld’ en vervolgens op ‘Ontwerpweergave’ we zijn weer in het ontwerpscherm aangekomen. Stel nu dat we alleen willen weten hoeveel schemerlampen er in Huiskamer 1 staan. We typen dan bij onder Object in ‘Schemerlamp’ gevolgd door het indrukken van de ‘Enter’ toets.

 

Klik vervolgens weer op beeld en dan ‘Gegevensbladweergave’ en warempel ziet men dan het gevraagde. Wanneer men kijkt naar de linkerbovenhoek van het scherm ziet men een zogenaamde tekendriehoek, door op deze knop te klikken wisselt men ook van ‘ontwerp’ naar ‘uitvoerscherm.’

 

 

Nu zult men zeggen, ja dat kon ik zelf ook al zien in de tabel, maar we gaan de zoekopdracht nog iets veranderen en we vragen ‘Access’ ons alle huiskamers weer te geven waar een schemerlamp staat en dat in de volgorde van het alfabet. Ga terug naar het ontwerpscherm en type op de plaats van ‘Huiskamer 1’ de tekst ‘Huiskamer??’ en druk op ‘Enter’. Access maakt er zelf van  Like “Huiskamer??” en bedoelt hiermee zoals alle plaatsen (waar) waarvan de het eerste deel van de zoektekst met ‘Huiskamer’ begint en wat er vervolgens op de volgende twee plaatsen staat, maakt niets uit.

 

 

Klik in dezelfde kolom maar in de regel ‘Sorteervolgorde’ en men ziet nu een vervolgmenu verschijnen. Hierin worden de verschillende sorteer mogelijkheden weergegeven. Dit zijn:

 

·        Oplopend ( A – Z )

·        Aflopend ( Z – A )

·        Geen ( tabel volgorde )

 

Wij kiezen hier voor Oplopend, en openen het weergavenscherm.

 

 

 

We zien hierboven het resultaat. Sluit nu Access af en sla het bestand op wanneer daarom gevraagd wordt.

 

Nu is het gebruikte voorbeeld natuurlijk heel simpel omdat we maar enkele records hebben.

 

 

Einde introductie cursus Access

 

Karel (HighTree )